Time management: tajemství je ve struktuře.

 Jedna z nejčastějších otázek, kterou mi lidé pokládají, se týká organizace času a práce. Není žádné tajemství, že podstata tkví ve struktuře. To, aby se z každodenních povinností nestal nepřehledný chumel úkolů, který vyděsí a způsobí paniku, je základ úspěšného fungování. Další věc je organizace komunikace, protože ta leckdy zabírá více času, než samotná práce.

Já osobně jsem na svůj čas přísná, mám v hlavě i jakési vlastní kvóty, kolik komunikace a schůzek je třeba věnovat jakému úkolu či projektu. Takový přístup je zcela individuální a neříkám, že musí každému vyhovovat; každý je jinak výkonný, každý vnímá hodnotu svého času a práce jinak. Já to ale mám tak, že energie vložená nesmí převýšit energii získanou.

Plánování času

Co se týče vlastní organizace času a komunikace, vyhovuje mi systém, ve kterém plánuji od největšího k nejmenšímu. Vím pak, kde se nacházím, co je hotové, co není, a kolik času mám na rezervu, chyby, krize i na další zakázky. Začínám vždy čtvrtletním plánem, který je jen rámcový, a pokračuji až k denním úkolům.

Čtvrtletní plán zahrnuje rámcovou představu o tom, kolik bych toho chtěla a měla stihnout. Na téhle rámcové úrovni plánuji vždy jedno čtvrtletí dopředu. Některé projekty právě to jedno čtvrtletí čekají, nebo se dohodnu v létě, ale realizují se na podzim. Díky čtvrtletnímu plánu vím, komu se mám kdy ozvat a kdo co kdy potřebuje mít hotové.

Měsíční úkoly už jsou konkrétnější. Týkají se často jednorázových úkolů, jako jsou úřady, dlouhodobější projekty, které potřebují více prostoru na vývoj, nebo déle plánované schůzky ve stylu „v květnu rozděláme, v červnu vytvoříme, co je potřeba, sejdeme se tedy v červenci a v srpnu bychom to rádi měli hotové“.

Týdenní úkoly mě informují o tom, co je potřeba daný týden udělat. Jsou to bodové a ne příliš detailní zápisy typu „Rozdělat web“, nebo „Zjistit možnosti tisku“ a podobně.

Denní úkoly jsou rozepsané týdenní úkoly. Stejně jako můj vlastní čas je pro mě důležitý i čas lidí, se kterými pracuji, takže se snažím každého informovat o tom, kdy jsem co schopná stihnout. V denním plánu mám tedy napsané, co přesně jsem na kdy komu slíbila. Také v nich rozepisuji týdenní úkoly, např. týdenní úkol „Rozdělat web“ znamená třeba zařídit hosting, najít údaje k doméně (ty většinou nikdy nikdo nemá), promyslet strukturu, zálohovat server, pokud jsou na něm data, a podobně. Každý z těchto úkolů obsahuje další malé krůčky, ale ty už si nepíšu. Jakmile splním všechny kroky denního plánu, odškrtnu si úkol i v plánu týdenním. A takto postupuji zase zpět výš.

Plánování schůzek

Schůzky jsou stálá součást mé práce, ale snažím se jich nemít moc. Potřebuji co nejvíc sedět u počítače a něco vytvářet, to je pro mě hlavní pracovní čas. Proto si schůzek dávám jen pár týdně a nasoukávám je vždy do maximálně dvou dnů. Zbylé tři dny se koncentruji na svojí práci.

Organizace komunikace

Tajemství: Jeden email. Systém složek. Pevná pravidla. Já mám tedy pracovní emaily stále dva, ale na druhém už komunikuji pouze s jedním jediným klientem, zbytek jsem převelela na hlavní účet. Ten mám rozdělený do složek podle projektů, a emaily označené jako přečtené, nepřečtené, nebo extra důležité. Každý pátek nebo pondělí projdu celou příchozí poštu a vymažu vše, co už nepotřebuji. Důležitější emaily roztřídím do složek podle projektů. Jen tak jsem schopná orientovat se v těch mnoha vláknech komunikace, které denně vedu.

Co se týče pravidel – žádám po lidech, aby se mnou komunikovali jen přes mail. Žádné chaty, natož hromadné konverzace, žádné SMS ani jiné podobné způsoby. Je pro mě těžké takovou komunikaci organizovat a nemám popravdě ani příliš vůle mít pozornost rozprostřenou do několika dalších kanálů, ztrácím pak přehled. Výměnou za to se snažím být rychlá, a také můžu klientovi ušetřit finance, protože je zakázka dříve hotová.

Plánování odpočinku

Slovní spojení „Plánování odpočinku“ zní skutečně odpudivě… Nějak jsem to napsat musela, ale odpočinek je pro mě naopak o naprostém neplánování, protože mám ráda v životě rovnováhu. Bez toho bych nemohla být tvůrčí, což každý den nutně potřebuji – živí mě to a musím se spolehnout na svojí hlavu, že dokáže v omezeném čase vymyslet to, co musí. Abych nemusela klientovi říkat „Promiňte, mně to dnes nejde.“ Proto se snažím o víkendech nepracovat, poslední dobou během nich také často zahazuji telefon někam na poličku, anebo vypínám data, abych nemusela s nikým komunikovat. To, jak je v současnosti vyžadováno být stále dostupný, a jak lidé stále vše sdílejí, mi přijde čím dál šílenější a stále víc cítím potřebu se od toho všeho odpojovat – prostě žít v přítomnosti a bavit se s těmi, které mám fyzicky okolo sebe. To je můj hlavní odpočinek.

Pár tipů na závěr

Jak jsem říkala na začátku, klíčová je struktura. Jaká, to už je na každém. Důležité je umět se ve svých aktivitách orientovat. Mě na to pomáhají drobná pravidla, například že si nikdy nedávám schůzky na pondělí, abych se mohla v klidu připravit na celý týden. Nebo že v pátek třídím poštu. Že pravidelně jednou za měsíc pročistím složky v počítači, především stažené soubory. A jednou za rok promažu i všechny ty už nepotřebné Adobe soubory, které se mi za rok nahromadí. Také mám emailového klienta v telefonu nastaveného tak, aby přijímal poštu jen mezi devátou a sedmnáctou hodinou. Jednou, v zářivé budoucnosti, snad zvládnu organizovat i všechny ty papíry z úřadů, což je pro mě oblast, kam řád ještě nepronikl. Až se podaří, dám vědět.